PR記事 #仕事効率化 2020/08/03

定時に仕事終わってる?残業から解放される、科学的に正しい仕事効率を上げる方法とは?

「仕事が思うように進まなくて、いつも残業してる…」

「効率を上げたいけど、どうしていいか分からない」

とお悩みの皆さん!

 

「仕事の効率を上げて、バンバン仕事をこなせるようになりたい!」

とは思いつつも

 

「上司や周りが言ってくる方法は本当に正しいの?」

「色々な情報がありすぎて、自分には何があっているのか分からない」

といった方は多いのではないでしょうか?

 

今回はそんな仕事の効率に疑問を持っている人に向けて

 

  • 仕事の効率を下げる原因
  • 仕事の効率を上げる方法
  • 仕事で集中力を維持するコツ
  • 仕事のパフォーマンスを高める習慣

 

などについて紹介していきたいと思います!

 

この記事を読んで

「この行動は効率を下げるから改善しよう!」

「明日の仕事ではこれをやってみよう!」

となって実際に仕事の効率を上げて貰えれば嬉しいです♪

 

1.仕事の効率が悪い人の特徴は?

(1)デスクが散らかっている

ある程度デスク周りが整理されていないと効率は落ちてしまいます!

 

一見大した事なさそうに思えますが

「あの書類どこだっけ?」

「会議で使った資料が見つからない…」

といったことが積み重なることで

仕事にテンポが出ず、効率が下がってしまいます!

 

また

ある程度の雑然さは創造性を上げますが

「散らかった状況を目にするだけで集中力が低下する」

という研究結果もあるので

自分以外の人にも悪影響を与えかねません!

 

こうした事態を避けるためにも

  • 必要書類はまとめる
  • いつも使う道具はすぐ使える所におく
  • 使うもの以外はデスクに置かない

といったことで対処しましょう!

 

(2)目的や目標が不明確

仕事の目的があいまいで、明確な目標がないと効率は上がりません!

 

この部分がはっきりしていないと

そもそも効率の上げようがありません!

 

仕事の効率を上げたいなら

何のために仕事を行っていて

どういう基準で仕事効率の良し悪しをみるのか

を明確にしなければなりません。

 

もし、マリオのゲームが

「ゴールが無い」or「進む方向も分からない」

といった設定なら誰もやらないですし

 

健康診断を受けたのに、具体的な数値が出ないと

どれくらい健康なのかも分からないですよね

 

仕事の効率を上げたいなら

  • この仕事をする目的は何か?
  • 与えられた仕事の意図はなんなのか?
  • この仕事をすることで何が得られるか?
  • 具体的に何を達成すべきなのか?

 

をしっかり理解しましょう!

(3)色々な仕事に手を出しすぎる

たくさんの仕事に手をつけすぎると、どれも中途半端になってしまいます!

 

「色々な仕事をこなして、力をつけたい!」

という気持ちは非常に素晴らしいです!

 

ですが

自分の処理能力を超えた仕事は足かせにしかなりません!

 

例えるなら

料理を作りながら、ランニングするようなものです。

美味しい料理も作れないし、速く走ることもできません!

 

こういった事態に陥らないためにも

  • 1つの仕事を終わらせてから、次の仕事をする
  • 引き受ける仕事の数を決めておく
  • 他の人に仕事をまかせる

といった感じで

1つ1つの仕事に集中して取り組みましょう!

 

(4)1つのことにこだわり過ぎる

1つの仕事に必要以上に時間をかけすぎると他の仕事にも悪影響が出ます!

 

先程の話とは真逆ですが

職人のような質が超重要な仕事を除いては

1つの仕事に時間をかけすぎるはナンセンスです!

 

「自分の納得の行くまで仕事を仕上げたい!」

という心意気は大事ですが

他の誰かにも影響するような仕事は、特に気をつけましょう!

 

  • 最低限必要なラインを把握する
  • 制限時間や期限を決める

などで仕事にリミットを設けましょう!

 

(5)同じミスを繰り返す

同じような間違いを何度もしていたら、当然効率は悪いです!

 

最初は仕方ないこともりますし、2,3回なら偶然かもしれませんが

それ以上になってくると、何らかの原因がある可能性大です!

 

それに同様のミスをし続けていると

オオカミ少年のように

信頼感も下がってしまいます

 

「あの人に仕事を任せるのは、ちょっとな~」

なんてことにならないためにも

 

「なんでミスをしたのか?」

を考えて分析するor上司や同僚に聞くなどしましょう!

 

そこから「~をする!!」といった感じで

  • ミスをしないための予防策
  • ミスをした時の対応策

 

を具体的に決めて

その都度、試行錯誤して改善していきましょう!

 

それでは

「仕事の効率を改善する方法は分かったけど、もっと上げる方法はないの?」

という方に向けて、次の章では

仕事の効率をもっと上げる方法

についてご紹介していきます!

2.仕事の効率を1Rank上げるには?

(1)仕事環境を整える

まずはデスク周りなどの仕事をする環境から整えましょう!

 

人の集中力は周囲の環境に大きく左右されます!

どんなに集中力が高い人でも

DJサウンドの流れるクラブで仕事をすることはできないですよね。

 

仕事の環境を整理することで

  • 不要な迷いや判断が減る
  • リズムよく仕事ができる
  • 集中力が上がる
  • モチベーションも高まる

といった、正のサイクルに繋がります!

 

先程も紹介したように

  • 必要書類はまとめる
  • いつも使う道具はすぐ使える所におく
  • 使うもの以外はデスクに置かない

といった感じで、デスク内を整理するのも大事ですが

 

仕事でPCを使う機会が多い人は

  • 企画や仕事ごとにデータをファイリングする
  • 使わないデータは削除する
  • アプリなどのウィンドウ展開は最小限にする
  • 自動化できるとこはツールを使う(メールの自動返信など)

などをして、PC内も上手に整理することで

大幅に仕事の効率を上げることができます!

 

また

デスク以外の環境を整えること集中力を上げることもできます!

  • 空調を管理する
  • 室内の気温、湿度を適切に保つ
  • 観葉植物を置く

などをしてみてはいかがでしょうか!

 

(2)適切なタイミングで仕事に対処する

仕事の内容や自分の特徴に合わせて仕事をしてみましょう!

 

ちょっとイメージがつきにくいと思いますが

具体例を挙げると

  • すぐ終わる作業は先にやってしまう
  • 時間が必要な仕事は後に回す
  • 他の人や部門の方が向いている仕事は任せる

といった感じで、仕事内容によって適切な対応をしていきましょう!

 

また

自分の特徴とうまく噛み合うようなに仕事をしましょう!

  • 自分の好きな仕事から取り組む
  • 朝の集中力が高い時間に、重要な仕事をする
  • 想像力が高まる午後の時間帯に、アイデア出しをする

などを行うことで、猛烈に仕事の効率が上がります!

 

「仕事のやり忘れが不安」

という人は、仕事をする前に

今日やる仕事のリストを付箋に書き出して

スマホケースなどの目につく所に貼るのがオススメです!

 

(3)スケジュールに余白を入れる

1日のスケジュールの中に「何もしない時間」を入れてみましょう!

 

どんなにしっかり仕事の計画を立てても

  • 体調が優れない
  • 急に別の仕事が舞い込んだ
  • 予想外の事態が発生した

といった感じで、スケジュール通りに進まないことは多々あります

 

これに対処するために

「もっと綿密でスキの無い計画立てる!」

というのも悪くはありませんが

計画自体に時間を取られてしまっては本末転倒です!

 

そこで

あえてスケジュールに空白の時間を1,2時間入れることで

  • 不測の事態にも対応できる
  • 精神的にも余裕が生まれる

といったメリットにより仕事の質が向上します!

 

しかし

「余裕があるから!」

と仕事への気持ちが緩んでしまうと意味がなくなってしまうので

あくまでも全力でやるけど余裕も持つことが肝心です!

 

それでは

「仕事をしていると、後半まで集中力がもたないよ!」

という方に向けて、次の章では

仕事の集中力を持続&復活させるポイント

についてご紹介していきます!

3.集中力を持続&復活させる3つポイントは?

(1)こまめに休憩する

意識的に時間を区切って休憩を取るようにしましょう!

 

人の集中力は15~45分くらいしか続きません!

ドラマのCMが入るタイミングやサッカーのハーフタイム

もだいたいこの時間ですよね!

 

そして

この集中力を回復させるには休憩を取るしかありません!

 

息継ぎをしないで泳いでいたら

人間なら誰だって溺れちゃいます!

 

具体的には

「ポモドーロ・テクニック」という

25分作業➩5分休憩のサイクルを繰り返す方法がオススメです!

 

また

1時間水分を取らないと生産性の低下につながるので

休憩の際には、意識して水分を補給しましょう!

 

(2)下半身を動かす

仕事の合間に積極的に下半身を動かしましょう!

 

下半身には全身の約70%の筋肉が集中しています!

この大きな筋肉を動かすことにより、全身に効率良く血液が送られ、

集中力や記憶力を回復させることができます!

 

そうはいっても

いきなりランニングするのは厳しいので

  • 早歩き
  • 階段の上り下り
  • スクワット

などが手軽にできてオススメです!

 

(3)昼寝をする

昼休みには20~30分の仮眠を取りましょう!

 

昼寝などの仮眠を行うことで

  • 疲労回復
  • 記憶の定着
  • 生産性の向上
  • 注意力、集中力UP

 

などの効果が色々な研究から明らかになっています!

 

ただ

「1時間以上の仮眠」

は夜の睡眠の質を低下させるので注意です!

 

これを防ぐのにオススメなのが

「仮眠前にコーヒーなどのカフェインを飲む」

コーヒーナップという仮眠法です!

カフェインは摂取してから約30分で効果が出るので

眠りすぎることなく、自然と目を覚ますことができます!

 

それでは

「日による仕事のパフォーマンスのムラをなくしたい!」

という方に向けて、次の章では

仕事で高いパフォーマンスを発揮し続ける習慣的行動

についてご紹介していきます!

 

4.仕事で高いパフォーマンスを発揮し続ける習慣とは?

(1)6時間以上の睡眠

最低でも6時間以上の睡眠時間を確保しましょう!

 

忙しい人程、睡眠時間を削って頑張ってしまう傾向にありますが

 

6時間以下の慢性的な睡眠不足に陥ると

  • 集中力の減少
  • 疲労の蓄積
  • 記憶力の低下

のデメリットがあります!

 

また

健康面においても

  • ガン
  • 脳卒中
  • 心筋梗塞
  • 高血圧
  • 糖尿病

などのリスクが高まり

死亡率は約2.4倍高くなるという報告もあります!

 

脅かすようなことを並べてしまいましたが

適切な睡眠時間を取ることで、こうした事態は避けられます!

 

どうしても

睡眠時間が確保できなかった場合は

30分仮眠をとることである程度カバーが可能です!

 

ちなみに、睡眠不足によって

「魅力度が25%減少」

する研究結果もあるので

デート前はしっかり寝ることをオススメします!

 

(2)40分以上の運動

1日40分以上の運動する習慣を身につけましょう!

 

運動と仕事のパフォーマンスには関係がなさそうですが

ランニングや筋トレなどのスポーツの種類に関わらず

運動することによって

 

  • 集中力の上昇
  • 記憶力UP
  • 忍耐力の強化
  • ストレスの低下
  • 気分の向上
  • 不安傾向の減少

 

など様々なメリットが期待できます!

もちろん健康にも良いです!

 

「毎日はちょっと厳しい!」

という方は

週に2~3回でも十分運動の恩恵は受けられます!

 

そこまでハードな運動でなくても良いので

  • 朝起きたら散歩に行く
  • 2,3駅分歩く
  • 極力階段を使うようにする
  • 仕事帰りにジョギングする

といったあたりが取り組みやすいのでオススメです!

 

(3)10分以上の瞑想

マインドフルネスな瞑想を10分以上やってみましょう!

 

瞑想というとなんだスピリチュアルな感じがして

「本当に効果があるの?」

と疑問に思う方もいらっしゃると思いますが

 

瞑想をすることで

  • 記憶力の増加
  • 集中力の上昇
  • 不安やストレスの減少
  • 感情制御力UP
  • 共感能力の向上

 

といった効果があることが

最新の研究でも明らかになってきているのです!

 

「マインドフルネス」とは「今この瞬間に意識を集中する」

という意味です!

このマインドフルネスな状態にあるほど

幸福度が高いという効果もあります!

 

まずは

呼吸に意識を集中する「呼吸瞑想」

簡単に取り組めるのでおすすめです!

 

やり方は

  1. ゆっくり息を吸う
  2. 吸った時よりも長い時間かけて息を吐く
  3. 呼吸に意識を集中して繰り返す
  4. 意識がそれたら再び呼吸に意識を戻す

といった感じです!

 

(4)30分以上の読書

1日30分の読書をすることで習慣的にインプットを行いましょう!

 

読書は単に物知りになるだけでなく

  • 地頭
  • 論理的思考力
  • 要約力
  • 客観的思考力
  • 抽象的思考力

 

といった能力が上がることが多くの研究で明らかになっています!

 

さらに

年収1500万円以上の人の読書家の割合は

年収1000万円未満の人たちに比べて約2倍だそうで

読書量と収入には正の相関があることが分かっています!

 

仕事の効率を上げる本に関しては

「もっと早く出会いたかった!!」 仕事効率化を加速させるおすすめ本13選

で紹介しているので、興味がある方は覗いてみて下さい!

 

また

「静かな場所で6分間読書するだけでも

ストレスが68%減少する

という効果もあるので、ストレス解消にもオススメです!

 

5.まとめ

「散らかったデスク」「曖昧な目的」「不要なこだわり」などが仕事の効率を下げる!

 

仕事の効率を上げる秘訣は「環境を整える」「適切なタイミング」「余白スケジュール」!

 

集中力を持続させる3つポイントは、「こまめな休憩」「下半身運動」「昼寝」の3つ!

 

高いパフォーマンスを発揮し続けるには、「十分な睡眠」「運動」「瞑想」「読書」!

 

仕事の効率を高めて残業の無い、満足度の高い快適なワークライフを送りましょう!

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