PR記事 #仕事効率化 2020/11/18

今さら聞けない!ビジネスマナーの基本まとめ

きちんとビジネスマナーを学ぶ機会がないままここまできてしまった…。
そんな方も多いはずです。

この記事では、今さら聞けないビジネスマナーの基本をまとめました。
長期休暇明けでビジネスマナーを忘れてしまった方も必見です!

ぜひ最後まで読んでみてくださいね♡

1、なぜビジネスマナーが必要なの?

ビジネス マナー

(1)お客様の信頼を得るため

マナーは日本語で「行儀」です。
つまり、ビジネスマナーとは「ビジネスにおける礼儀」です。ビジネスの相手にきちんとしたビジネスの行儀が身についてなかったとしたら、とても不安になりますよね。

ビジネスマナーは相手に「この人はちゃんとしている人だ。」と思ってもらうために必要な礼儀なのです。

(2)仕事を効率化するため

ビジネスマナーは言わば、ビジネスにおいて決められた共通の型です。
ビジネスマナーさえ覚えれば、基本的なコミュニケーションは型に当てはめるだけでいいだけなので、仕事が効率化されます。

2、基本のビジネスマナー10選

(1)基本のビジネスマナー1 身だしなみ

ビジネス マナー

もしも、一緒にお仕事をする人の身だしなみが汚かったら、「このひと大丈夫かな。」となりませんか?人が信頼するポイントは、マナーは言葉や行動だけでなく、見た目も入ります。

清潔感のある、上品な身だしなみを心がけましょう。

身だしなみの中でも、視覚情報として一番入ってくるのが「服装」です。
派手な柄や色の服装は控えましょう。また、露出の多い服はオフィスにふさわしくありません。

上品なワンカラーのシャツや膝下丈のスカートがおすすめです。

GUのおすすめオフィスアイテム

①エアリー2WAYブラウス ¥990

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出典元:gu-global.com

②エケーブルスリーブセーター【長袖】¥990

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③プリーツロングスカート】¥1,990

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④ラップテーパードパンツZ+X(セットアップ可能) ¥990

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④フハクコンビネーションワンピース(長袖) ¥2,490

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出典元:gu-global.com

※商品の値段は時期によって変動する可能性があります。

(2)基本のビジネスマナー2 挨拶

①日常の挨拶

出勤時や、廊下ですれ違った時には必ず挨拶をしましょう。
とても些細なことですが、挨拶をするだけで相手には好印象に映ります。

また、普段は関わらない人にも認識してもらうことができます。

②長期休暇明けの挨拶

長期休暇明けは、お休みをもらった分旅先や地元のお土産店やデパートでお菓子を買って持っていくことをおすすめします。

お菓子は小分けになっていて日持ちするものを。焼き菓子などが無難です。

(3)基本のビジネスマナー3 言葉遣い

ビジネスでは必ず敬語を使うようにしましょう。
敬語には「尊敬語」「丁寧語」「謙譲語」の3つがあります。

特に「尊敬語」「謙譲語」種類が多く、難易度が高いためビジネスをしながら覚えて行く形をお勧めします。

(4)基本のビジネスマナー4 電話対応

電話は基本3コール以内に取るようにしましょう。
また、先方からの電話に出た場合、自分の会社の人にさんや役職名をつけてはいけません。

例)
「ただいま佐藤に代わりますので少々お待ちください。」
×「ただいま佐藤さんに代わりますので少々お待ちください。」

「加藤は現在外出中でして…。」
×「加藤部長は現在外出中でして…。」

自分宛でなかった場合は、電話の「保留ボタン」を押して宛先の人に先方の会社名と名前、案件を端的に伝えましょう。

例)「佐藤さん、小林商事の中野さんから●●の件で電話です」

また宛先の人が不在の場合は、先方に折り返し電話する旨を伝え、宛先の人に上記の内容をメールやデスクにメモを置く形で伝言しましょう。

(5)基本のビジネスマナー5 メールの書き方

①TO、CC、BCCを使い分ける

TO→案件を一番伝えたい相手。
CC→メール内容の情報共有をしたい相手で、TOの人にもCCは見ることができる。
BCC→メール内容の情報共有をしたい相手で、TOとCCの人は見ることができない。

※TOの宛先は必須項目となっていることもあります。全員にBCCで送りたい時は、送信者である自分のメールアドレスをTOに設定するとよいでしょう。

②最初の一言

社内の人に送る場合は「お疲れ様です」を、社外の人の送るときは「お世話になっています」をメールのはじめに書きましょう。

③内容は簡潔に

1分1秒を争うビジネスでは、わかりにくく伝えることはご法度です。
きちんと最初に結論を述べて、読んだ相手がすぐにわかるメールを書きましょう。

(6)基本のビジネスマナー6 上司への報告

メールと同様、上司へ報告するときは結論から伝えるようにしましょう。
結論から話すことにより、上司に思いやりが伝わります。

(7)基本のビジネスマナー7 名刺交換

ビジネス マナー

名刺を交換する際は立ち上がって両手で渡し、受け取りましょう。
また、机を挟まずに交換するようにしましょう。

(8)基本のビジネスマナー8 話の聞き方

話を聞くときはその人の話に集中し、目を見て相槌を打つようにしましょう。上司の話を聞くときは、「うん」ではなく「はい」と相槌を打つようにしましょう。

また、1回聞いたことを再度質問することをなるべく避けるために、聞いたことはメモをするようにしましょう。

(9)基本のビジネスマナー9 期日は守る

設定された仕事の期日は必ず守るようにしましょう。
多くの仕事は複数の人がチームとなってゴールを目指すことがほとんどです。

もしも期日を守らなかった場合、次にするべき作業ができなくなり、その仕事の進みが遅くなってしまいます。
場合によっては、自分が期日を守らなかったせいで仕事がゴールにたどり着かない可能性もあります。

期日をどうしても守れない場合は、周囲の人や上司に早めに相談すれば、いろんな解決策がでてくるもの。周りとコミュニケーションをとりながら、責任感を持って時間を意識しながら仕事に取り組みましょう。

(10)基本のビジネスマナー10 謝罪の仕方

誰でもミスをする事はあります。仕事で自分がミスをしてしまった時は、素直にすぐに謝りましょう。

そのとき上司は、「この子は今回のミスを次に生かせるのか」を考えます。

謝るときは「すみませんでした」という謝罪の言葉に「以後、気をつけます」と具体的な再発防止策を付け足しましょう。

きちんとしたビジネスマナーで好感度をあげましょう

ビジネス マナー
最後まで読んでいただきありがとうございます♡

この記事では、基本的なビジネスマナーをご紹介しました。
きちんとしたビジネスマナーで信頼関係を構築しましょう。